一、概说 通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。
二、写法
（一）发布性通知
法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。
（二）指示性通知。
上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。
（三）传达性通知。
这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。
（四）转发和批转性通知。
上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发型通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。
上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转型通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。
（五）会议通知。
会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。
（六）任免通知。
即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。
三、通知的结构和书写要求
各种类型的通知各有不同的写法。以下介绍各类通知标题和正文的一般写法：
1．标题。通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题，省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况：
(1)省略发文机关。如果标题太长，可省略发文机关。如“关于县级市经济管理权限的通知”，这个标题便省略了发文机关。省略发文机关的标题很常见。如果是两个单位以上联合发文，不能省略发文机关。
(2)省略多余的“关于”和“通知”字样。发布性和批转性通知的标题由“发文机关＋发布(批转、转发)＋被发布文件标题＋通知”构成。被发布、批转、转发公文为法规、规章时，一般应加上书名号，有时由于被批转、转发公文标题中已有“关于”和“通知”字样，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般可保留末次发布(批转、转发)文件机关和始发文件机关，省略去多余的“关于”和“通知”字样。否则，就会出现一个标题中有多个“关于”和“通知”的现象，显得很长，读起来也拗口。如：“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知〉的通知》”。这个标题有四个层次，用了三个“关于转发”，两个“的通知”，很不顺口。可把这个标题简化为“××县人民政府转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知”。至于被省、地区等转发过的内容，可在转发意见中交待清楚。
(3)省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只写文种“通知”二字。
2．正文。通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法：
(1)指示性通知的写法。指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。
指示性通知的事项，一般具有影响面较大、比较紧急和有一定的政策性的特点。
(2)批示性通知(批转、转发性通知)的写法。批转与转发性通知正文写法大体相同。可以把这两种通知称为“批语”，把被批转、转发的文件看做是通知的主体内容。批语的内容主要有如下三个方面：
1)说明批转的目的或陈述转发的理由；
2)对受文单位提出贯彻执行的具体要求；
3)根据具体情况做出补充性的规定。
用通知批转或转发下级机关、不相隶属机关和上级机关的公文时，对被批转和转发的文件已起到了一种公布、认可或推荐的作用。从构成上看，这种通知由批语部分和批转或转发文件组成，批语和被批转或转发文件都不能单独作为一份文件。如果批语脱离被批转或转发文件，没有实际依托内容，不能单独行文；如被批转或转发文件离开批语则不能纳入通知的内容，不能体现发文单位的意图，没有批语予以的权威性和合法地位。
(3)事项性通知的写法。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容(即事项)，以及做什么，怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。
第一部分是开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。
第二部分是主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作，因此也有人称之为“工作通知”。
第三部分是结尾，多提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”等习惯用语，也有的通知结尾不写习惯用语。
写事项性通知，要开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知主要以叙述为主，对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性，只要抓住关键问题，用简洁的语言把道理阐述清楚即可。
(4)知照性通知的写法。知照性通知的正文，只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。
(5)会议通知的写法。会议通知依据其不同类型，有不同的写法。通过文件传递渠道发出的会议通知，一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等,通常采用条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。
供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，正文开头可不写受文对象，应在通知事项中说明会议时间、地点、内容、准备材料及出席人员等。语言力求简短、明白。
(6)任免通知的写法。任免通知的写法比会议通知更为简单，一般的固定格式是：按任免决定写上任免人员即可。
四、适用范围及特点
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布文件；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。
通知是各级党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中最常用的一种公文，使用范围相当广泛。
通知具有三个特点：
1．使用范围具有广泛性。通知不受发文机关级别高低的限制；对通知的行文路线限制不严，主要作上级机关对下级机关、组织对所属成员的下行文，但平行机关之间、不相隶属的机关之间，有时也可使用通知知照有关事项；通知写作灵活自由，使用比较方便。
2．文种功用多具有指导性。上级机关和组织向下级机关、组织用通知行文，都明显体现出指导性。特别是部署和布置工作、批转和转发文件等，都需明确阐述处理某些问题的原则和方法，说明需要做什么，怎样做，达到什么要求等。一部分通知对下级或有关人员有约束力,起指挥、指导作用;另一部分通知则主要起知照作用。
3．有明显的时效性。通知事项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延。有的通知如会议通知，只在指定的一段时间内有效。
五、范例
(一)指示性通知
深圳市人民政府 关于宝安龙岗两个市辖区有关税收政策问题的通知
深府［1993］1号
各区人民政府、市府直属各单位：
为了贯彻统一税法、公平税负、平等纳税的原则，以利于建立市场经济体制，促进经济的发展，现就宝安县撤县后的有关税收政策问题通知如下：
一、设在宝安、龙岗两区的所有企事业单位(含个体工商业户，下同)，对其生产、经营的收入，统一征收产品税、增值税和营业税，具体政策按深圳经济特区现行有关规定执行。
二、设在宝安、龙岗两区的所有企事业单位，按照深圳经济特区的规定，一律按15%的税率征收企业所得税，免征地方所得税和地方附加税；统一执行《深圳经济特区企业所得税计税标准的暂行规定》。设在宝安、龙岗两区的所有内资企业，一律实行税利分流、税后还贷、税后承包、税后分成。
三、设在宝安、龙岗两区的所有企事业单位和个人，按照深圳经济特区的规定，统一征收房产税、车船使用税、城市维护建设税、印花税、特别消费税。
四、宝安、龙岗两区按照深圳经济特区的有关规定，征收个人所得税和个人收入调节税。
五、宝安、龙岗两区的各项税收优惠政策，除对地产地销产品减免税的规定不能执行外，其余均按照深圳经济特区的有关优惠政策执行。
六、深圳经济特区没有开征的税种，宝安、龙岗两区同样不予开征。
七、上述通知，从一九九三年一月一日起执行，过去的规定与本通知有抵触的，以本通知为准。
［析评］
这是一篇指示性通知，正文第1段写通知原由，其后7段写通知事项，写得具体明确，语气肯定，条理清晰。须指出的是：成文时间应用汉字书写；发文字号应放在标题上方。
(二)批示性通知(批转、转发性通知)
国务院批转财政部等部门关于粮食政策性财务挂账停息报告的通知
国发［1994］62号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
按照《中共中央、国务院关于当前农业和农村经济发展的若干政策措施》(中发［1993］11号)的要求，财政部、审计署、中国人民银行、国家粮食储备局针对各地清理1991年度粮食财务挂账的情况，对挂账停息的有关政策问题进行了认真研究，提出了处理意见。国务院同意财政部等部门《关于粮食政策性财务挂账停息的报告》，现批转给你们，请认真贯彻执行。
中华人民共和国国务院
一九九四年十一月二十九日
［析评］
这是一篇批转性通知。正文写对于各地清理1991年度粮食财务挂账的情况和挂账停息的有关政策问题，财政部等部门经认真研究之后，写出了《关于粮食政策性财务挂账停息的报告》，国务院批准、认可了这一报告，现将之转发给下属各机关执行。国务院的批转意见，使该报告具有了行政约束力。发文字号应放在标题之上。
(三)事项性通知
上海市第一商业局关于催报商品流通中不正之风检查处理情况的通知
各站、司、店、校、所：
今年9月7日，市人民政府曾以沪府发［19××］73号文通知各单位，要求切实贯彻国务院《关于制止商品流通中不正之风的通知》，并将检查处理情况逐级上报市府。为此，请你单位按照市府通知要求，将有关情况，连同我局8月25日大会贯彻情况，于11月20日前书面汇报我局一式三份。要求如下：
一、汇报材料中，请着重说明局大会以后开展了哪几方面的工作，调查和处理了多少案件，重点案例的进展情况，收到了哪些效果等。
二、汇报内容应包括中纪委通知“关于杜绝‘关系户’不正之风的要求”。
三、福利产品的检查情况，请各单位按市委“沪委［19××］26号”通报精神，在11月15日前将清理情况另行报局(前已发文通知)。
以上各点希按照执行。
一九××年十一月十日(公章)
［析评］
这是一则事项性通知。上级机关需要下级机关知道或办理某些事情时制发这种通知。通知事项要将要求下级机关知道或办理的事情写清楚，并具体说明如何办理，达到什么目的。本通知正文将催报查处情况的要求分条列项，以便下属单位遵照执行。文中个别字句尚有待推敲。
(四)知照性(告谕性)通知
关于公布我省国家级、省级文物保护单位保护范围和建设 控制地带的通知
各市、县、自治县人民政府，省府直属有关单位：
根据《中华人民共和国文物保护法》有关规定，省人民政府同意省文化厅、文物管理委员会办公室制定的《广东省国家级、省级文物保护单位保护范围和建设控制地带》(共154处)，现予公布，请认真贯彻执行。
附：广东省国家级、省级文物保护单位保护范围和建设控制地带
广东省人民政府
一九九四年三月二十八日
［析评］
这是一则知照性通知。广东省人民政府根据《中华人民共和国文物保护法》规定，公布广东省国家级、省级文物保护范围和建设控制地带，要求下属各单位认真贯彻执行。正文文字简练，阐明了行文的依据、发文单位态度、事项和要求。
(五)会议通知
关于召开全省社会主义精神文明 建设工作会议的通知
各市、县(区)党委和人民政府，省直有关单位：
省委、省政府决定召开的广东省社会主义精神文明建设工作会议，现定于11月24至26日在广州召开。现将有关事项通知如下：
一、会议的议题。
总结交流在深化改革、扩大开放，发展社会主义市场经济条件下，加强精神文明建设，促进两个文明建设协调发展的新经验；表彰一批在精神文明建设中取得显著成绩的文明单位和文明户标兵；研究在发展社会主义市场经济的新形势下，进一步加强社会主义精神文明建设的任务、对策和措施。
二、参加会议的人员。
1．各地级市来4人，其中：市委或市政府主管精神文明建设工作的负责同志1人，市文明办或市委宣传部主管精神文明建设工作的负责同志1人，文明单位和文明户标兵代表各1人。
2．各县(市、区)党委或政府主管精神文明建设工作的负责同志1人。
3．省精神文明建设委员会成员。
4．省直有关单位负责同志，省直文明单位代表和新闻记者(名单附后)。
三、请各市以地级市为单位，省直机关以省委机关工委、省府机关工委、省委高校工委、省军区、省农垦总局、民航中南管理局、广州铁路(集团)公司为单位，将参加会议同志的姓名、职务、性别于×月×日前用书面或电传送省委办公厅第二秘书处。参加会议的同志请于11月23日到××宾馆××号楼报到。
四、各市可来一辆工作用车。其余自带车辆司机食宿自理，大会不予安排。
五、需接车接机和需要购买回程车、机票的同志，请于×月×日在报名单时一并告知，亦可电话告知省委办公厅行政处。
中共广东省委办公厅
广东省人民政府办公厅
××××年×月×日
［析评］
这是一篇会议通知。正文先写依据、开会时间、地点。文种承启语后的事项部分，具体、周到地写了会议的议题、与会人员及有关问题。为与会人员赴会考虑得比较周到是本会议通知的一大特点，值得借鉴。
